Cómo Convertir Archivos
La funcionalidad de Conversión permite transformar archivos individuales en formato Word, Excel o imágenes (.jpg, .jpg, .jpeg) directamente a formato PDF de forma rápida y sencilla.
Actualmente, la conversión se realiza únicamente en una dirección: Word/Excel/Imagen ➔ PDF. No se soporta la conversión inversa (de PDF a Word, Excel o imagen).
1. Configuración Inicial (API Key)
Para realizar la conversión de archivos de tipo Word y Excel, FileUtils Pro se integra con el proveedor externo Cloud Convert. La primera vez que accedas a esta funcionalidad, se abrirá un modal solicitando una API Key para autorizar el servicio.
Sigue estos pasos para obtener y registrar tu API Key:
- Crea una cuenta en Cloud Convert: Si aún no posees una cuenta, regístrate en Cloud Convert Register. Puedes utilizar la cuenta gratuita (que ofrece un límite diario de conversiones) o adquirir un plan de pago si necesitas mayor capacidad.
- Genera tu API Key: Una vez hayas iniciado sesión en tu cuenta, accede directamente a la sección de credenciales en Cloud Convert API Keys para crear y copiar tu clave de API (API Key).
- Registra la API Key en FileUtils Pro: Pega la clave copiada en el campo de texto del modal de configuración inicial dentro de la aplicación y haz clic en guardar.
Una vez guardada, esta API Key se almacenará de manera segura y se utilizará automáticamente en todos los procesos de fusión y conversión que requieran de la API de Cloud Convert.
Para la conversión de archivos de imagen a PDF no se consume la API de Cloud Convert. En su lugar, el complemento utiliza la biblioteca interna de fusión de imágenes, la cual realiza la conversión local de forma transparente y sin costo de consumo externo.
2. Primer Uso
Si el ticket no tiene adjuntos compatibles para convertir o el área de staging está vacía, verás una pantalla orientativa que te guiará en tu primer uso.
Esta pantalla incluye:
- Mensaje contextual: Informa que aún no hay archivos compatibles para convertir en esta pestaña.
- Botón Adjuntar archivo: Abre el diálogo nativo de Jira para agregar archivos directamente al ticket sin salir de la mesa de trabajo.
- Botón Convertir deshabilitado: El botón de acción permanece deshabilitado mientras no haya archivos en el área de staging.
Para habilitar el botón Convertir, necesitas mover al menos 1 archivo al área de staging.
3. Listado de Archivos Compatibles
Al seleccionar la pestaña Convertir, la columna izquierda mostrará únicamente los adjuntos del ticket con formatos compatibles:
- Documentos Word:
.doc,.docx - Libros de Excel:
.xls,.xlsx - Imágenes:
.jpg,.jpg,.jpeg
4. Preparar la Conversión
- Mover a Staging: Arrastra o añade los archivos deseados a la columna de preparación (Staging) de la derecha.
- Selección múltiple: Es posible seleccionar y procesar hasta un máximo de 3 archivos de manera simultánea.
Puedes procesar hasta 3 archivos al mismo tiempo en la pestaña de conversión.
5. Configurar el Resultado
En el pie de página (footer) del modal de conversión, podrás definir los parámetros de salida para los archivos generados:
- Nombre del archivo de salida: El comportamiento varía según el número de archivos seleccionados:
- Un solo archivo: El campo de texto en el footer se autocompletará con el nombre original del adjunto reemplazando su extensión por
.pdf, permitiéndote modificarlo libremente. - Múltiples archivos: Si se procesa más de un archivo a la vez, se inhabilitará la edición individual del nombre y se mostrará el mensaje explicativo en el footer:
* Se usará nombre original para múltiples archivos. En este caso, cada archivo resultante conservará su nombre de origen con la respectiva extensión.pdf.
- Un solo archivo: El campo de texto en el footer se autocompletará con el nombre original del adjunto reemplazando su extensión por
- Formato de salida: Actualmente, solo se encuentra disponible la opción de salida en formato PDF.
- Opciones de destino (Acción Posterior): Define el comportamiento del archivo resultante:
- Adjuntar al ticket: Los nuevos archivos PDF se guardarán directamente en el item de trabajo.
- Adjuntar y eliminar originales: Guarda los archivos PDF en el ticket y elimina de manera definitiva los archivos de origen (Word, Excel o imágenes).
- Solo descargar: Descarga los archivos directamente al navegador del usuario sin almacenarlos en Jira.
6. Ejecutar la Conversión
Una vez configuradas las opciones, haz clic en el botón Convertir. Durante el proceso, se presentarán los siguientes indicadores:
- Bloqueo de seguridad: El botón de conversión se deshabilitará inmediatamente para evitar clics dobles y proteger el estado del procesamiento.
- Barras de progreso individuales: Cada archivo en cola mostrará su propia barra de carga en tiempo real para indicar el avance individual de su conversión.
7. Notificaciones del Sistema
Al finalizar el proceso, el sistema mostrará notificaciones con flags para informarte del resultado:
- Mensaje de éxito: Verás un flag de éxito confirming que la conversión se completó correctamente. Este mensaje se cierra automáticamente.
- Mensaje de información: Si seleccionaste "Solo descargar", verás un flag de información indicando que la descarga ha iniciado. Este mensaje también se cierra automáticamente.
Comportamiento de las Notificaciones
- Tipos de flags:
- Éxito (verde): Operación completada correctamente.
- Información (azul): Mensajes informativos como el inicio de descarga.
- Error (rojo): Fallos en el procesamiento. Requieren cierre manual.
- Cierre automático: Los flags de éxito e información se cierran automáticamente tras unos segundos.
- Cierre manual: Los flags de error deben ser cerrados manualmente por el usuario.
- Cola de notificaciones: El sistema puede mostrar hasta 3 notificaciones simultáneas. Si se alcanza el límite, las nuevas notificaciones esperarán su turno.
8. Verificar el Resultado
Una vez que todas las conversiones en curso hayan terminado de forma satisfactoria, el sistema desbloqueará el panel y mostrará un mensaje de éxito indicando que el proceso ha concluido correctamente.
- Detalles del archivo: El mensaje incluirá el nombre final del archivo generado y su tamaño (indicado en KB, MB, etc.), confirmando que el proceso se completó correctamente.